Lika-Liku Menjalani Kolaborasi Digital dengan Work-From-Anywhere

Kalau ada satu hal yang gue banggakan saat ini (selain istri dan anak-anak gue), maka jawabannya adalah kantor tempat gue bekerja. Malahan, kantor ini gue banggakan banget sejak sebelum pandemi, terutama medio 2017 hingga awal 2020.

Gimana nggak bangga? Kantornya feels like home dengan dapur, kulkas, dispenser, shower room, dan bahkan kamar tidur. Ada katering makan siang. Outfit-nya bebas (gue bahkan sering pake sleeveless shirt) dan jam masuk kerjanya fleksibel, yang penting nggak lebih dari pukul 10:00 kecuali dengan izin. Nah, cuti dan izin pun nggak dipersulit, sampai-sampai gue bisa izin buat ikut famtrip blogger di salah satu hotel.

Kondisi mulai berubah sejak pandemi menguasai bumi. Kami yang tadinya full work from office (WFO) menjadi work from home (WFH) sepenuhnya, bahkan sampai sekarang meski pandemi sudah usai. Praktis, komunikasi menjadi hal krusial karena akan berdampak besar pada kinerja kami. We are a team of digital agency yang perlu melakukan banyak koordinasi sebelum, selama, dan setelah proyek berlangsung.

WFH Tak Sepenuhnya Sempurna

Sementara banyak orang di linimasa mengagung-agungkan WFH, gue sebenarnya adalah salah satu dari segelintir oknum yang lebih memilih WFO. Berada di kantor membuat gue bisa lebih fokus menyelesaikan pekerjaan dan lebih mudah berkoordinasi dengan tim. Di rumah mah ada aja distraksinya. Anak rewel, istri minta tolong, mertua nyuruh-nyuruh, tetangga ngecor tembok, dsb. Berada di kantor juga secara tidak langsung memisahkan waktu gue bekerja dengan waktu gue untuk keluarga. Bisa menjadi kesempatan buat gue untuk me-time dan bergaul bersama temen-temen kantor.

Pertama kali WFH di kamar kost Bandung, beli seperangkat furnitur baru

WFH juga bikin gue lebih boros. Mungkin karena jenuh setiap hari dan sepanjang hari kerja di rumah, jadinya gue overspending buat entertainment. Es kopi lah, jajan-jajan lucu lah (kalau makan sih tiap hari juga dimasakin istri), kuota internet lah. Makanya istri gue, Ara, sesekali minta gue work-from-cafe biar kepala lebih fresh! Untungnya kantor sesekali bikin monthly meeting atau meeting-meeting incidental lainnya di cafe/co-working space, dan tentu biayanya ditanggung kantor hehe.

Tapi bahkan meski WFH sekalipun, kantor tetap provide apa yang kira-kira dibutuhkan karyawannya, seperti insentif untuk kuota internet dan gadget (laptop atau smartphone, tergantung role apa yang dipegang).

Kiri: saya joged-joged di kantor | Kanan: kejutan ulang tahun saya di kantor

Beli es kopi di rumah vs ngopi di cafe sambil kerja

Namun karena sampai saat ini masih ada beberapa benefit WFH yang dipertimbangkan, seperti menghilangkan waktu commuting dari rumah ke kantor dan meminimalisir risiko kena cuaca buruk di jalan (kehujanan, keanginan, kena asap kendaraan) yang membuat karyawan jadi lebih sehat. Jadi, WFO masih belum diberlakukan. Bandung udah kota besar dan macet, bruh. Buat yang rumahnya jauh, kayak Cimahi atau Bojongsoang yang notabene adalah ujung barat dan ujung selatan, bisa habis waktu puluhan menit buat ke pusat kota. Jadi, sekarang perlu dicari tahu gimana biar WFO tapi tetep fokus kerja, nggak lupa sama deadline, dan gampang koordinasi sama tim. Jujur, dalam beberapa bulan terakhir gue udah beberapa kali kena tegur karena lupa deadline dan suka “menghilang” saat jam kerja.

Kantor gue menggunakan beberapa platform/aplikasi/tools demi mendukung sistem WFH kami. Dimulai dari Google Drive untuk file pekerjaan, Zoom dan Google Meet buat meeting, lalu software/aplikasi chat sendiri untuk wadah komunikasi intens kami terkait kerjaan. Kalau cuma ngobrol haha-hihi sih, pake WhatsApp Group aja.

Di bulan-bulan awal pandemi kami sempat menggunakan aplikasi absensi, namun lalu terhenti karena dianggap kurang cocok dengan budaya kerja kami. Pun anak-anaknya sering lupa absen karena ada di aplikasi terpisah. Sempat juga menggunakan platform untuk memantau project, seperti Trelo dan Notion, tapi juga nggak bertahan lama. Terlalu banyak aplikasi di platform yang berbeda-beda membuat tim jadi kehilangan fokus dan bingung platform mana yang mau digunakan karena beberapa di antaranya memiliki fitur yang overlapped (tumpang-tindih). Contoh, assignment kadang diberikan di Google Slide, kadang cuma disampaikan di Discord.

Lokasi ngantor saya dari masa ke masa: kantor lama, kantor baru, kamar kost

Sesekali Work From Hotel untuk menyegarkan pikiran!

Sampai saat ini, kami masih terus mencari tahu platform apa yang sebaiknya digunakan untuk mendukung sistem WFH kami. Sudah ada beberapa nama yang kepikiran, tapi ternyata pricing-nya nggak cocok, atau kurang pas sama budaya kerja kami, jadi belum diputuskan dan masih researching.

Ternyata, Ada Platform Buatan Anak Indonesia yang Bisa Jadi Solusi Kami

Namanya adalah aplikasi HR Worxspace, satu aplikasi untuk seluruh kebutuhan komunikasi company. Habis baca-baca product knowledge-nya di web, ada satu keunggulan menarik yang kayaknya belum ada di platform/tools serupa: Smart Personalia.

Ada fitur Leave & Approval buat mengurus cuti dan izin, chat bot khusus personalia (misalnya buat tahu #sisacuti), Employee Inbox tempat karyawan bisa menyimpan dokumen-dokumen (slip gaji, kontrak kerja, bukti potong pajak, kartu BPJS Ketenagakerjaan/Kesehatan, dsb), polling, dan fitur broadcast. Malahan, ada fitur khusus Employee Onboarding yang diperuntukkan staf-staf baru biar lebih mudah berkenalan dan beradaptasi dengan perusahaan.

Dengan Worxspace, kolaborasi digital di mana pun tak sekadar janji

Kantor gue dulunya menggunakan satu produk start-up buat ngurus percutian dan hal personalia lainnya. Tapi entah kenapa belakangan ini nggak dipakai lagi, jadi cuti dan izin diurus manual dengan personal chat. Mungkin karena nggak praktis kali ya, harus pindah-pindah platform.

Worxspace juga memudahkan informasi terkait perusahaan dalam satu akses. Ada company profile, board of director, management document, sampai employee directory. Menurut gue ini benefit yang bagus banget, praktis karena nggak perlu nyari-nyari file di Google Drive yang kita seringkali lupa atau malah nggak tahu nama file-nya. Anak-anak baru juga bisa lebih mudah kenalan sama senior-seniornya tanpa harus bisik-bisik, “Psst kakak itu siapa namanya? Jabatannya apa?” Kami sendiri biasa mengadakan sesi kenalan konvensional buat karyawan baru yang, memang bagus, tapi perlu didukung dengan tools seperti Worxspace ini.

Worxspace juga mendukung fungsi assignment/penugasan seperti platform kerja lainnya. Ada fitur Task & Event, Calendar, dan Notes. Bisa tagging, kolom komentar/diskusi, notifikasi, attachment, dan manajemen role. Kolaborasi kerjaan jadi gampang dan terorganisir dengan baik. Di sini, terlihat bagaimana dukungan Worxspace sebagai sebuah aplikasi kolaborasi.

Praktisnya smart personalia di Worxspace

Orang-orang yang mudah lupa dan mudah terdistraksi kayak gue akan sangat terbantu dengan manajemen penugasan dari Worxspace ini. Ketika ada terlalu banyak permintaan—sedikit revisi di konten ini, sedikit revisi di konten itu, permintaan konten dadakan di project itu—di situ kadang gue bingung harus ngerjain yang mana dulu. Tidak jarang, klien masih belum move on dari konten-konten lama sehingga kami masih harus merevisi content plan 3 bulan lalu.

Cerita selengkapnya tentang lika-liku pekerjaan gue sebagai budak agency bisa dibaca di sini.

Fitur-fitur standar dari platform serupa juga tersedia di Worxspace. Ada personal chat, group chat, stickers, greetings, bahkan company news. Tenang, Worxspace bisa dipakai lintas perangkat kok, baik PC atau smartphone, jadi tetep bisa kolaborsi digital di mana pun.

Terlepas dari beberapa perubahan di atas, ada hal-hal dari kantor gue yang tetap tak berubah. Masih ada izin haid tanpa memotong cuti tahunan. Masih bisa izin bolos kerja buat nyariin anabul yang hilang atau izin-izin absurd lainnya. Masih bisa konsul ke psikolog dengan biaya yang ditanggung perusahaan. Setiap karyawan yang berulang tahun mendapat ucapan selamat dan kiriman kue dari kantor. Sesekali nongkrong di cafe, nonton, bahkan staycation dengan biaya dari kantor. Kantormu gini juga nggak? Ehehe.

Di era kemajuan teknologi komunikasi dan informasi seperti saat ini, sudah saatnya kita memberdayakan kolaborasi karyawan secara digital demi produktivitas atau kinerja yang lebih efektif. Perusahaan-perusahaan perlu mempertimbangkan skema kerja remote atau minimal hybrid, tidak mewajibkan setiap hari on-site kecuali memang bidang pekerjaannya mengharuskan begitu.

Tetap produktif meski bekerja di mana pun

Bersyukur kantor gue sudah mulai dari awal, tinggal dirapikan dengan lebih baik agar terarsip dan berjalan lebih profesional. Kehadiran Worxspace sebagai all-in-one apps penting banget buat perusahaan tempat gue bekerja saat ini yang bergerak di bidang digital marketing/social media agency. Orientasinya memang bukan jam kerja, namun deliverables. Perusahaan nggak terpaku hanya melihat jam berapa saja karyawan standby, namun kepatuhan dalam menyelesaikan setiap assignment yang diberikan sesuai deadline.

Nggak nyangka sih platform secanggih ini adalah produk besutan start-up bernama Gamatechno yang kantor pusatnya ada di kampung halaman gue, Yogyakarta. Untuk info pricing dan pendaftaran, bisa langsung cek aja ke website-nya. Terima kasih sudah menyimak dan keep learning by traveling~